Thunderbirdのショートカットキーで効率的にメール処理

2020-07-12, 2020-07-08

無料メールソフトThunderbirdで有用なお勧めのショートカットキーを紹介します。それらを駆使することで、メール業務に必要な時間を激減できます。確保できた時間を他の仕事に充てて、生産性を上げましょう。

効率的なメール処理を心がける

仕事を進める上でメール処理は避けられない非生産的な作業です。毎日大量のメールに目を通し、削除・返信・転送・アーカイブなど瞬時に判断していきます。残念なことに、多くの場合このメールに関連した業務は生産性に全く寄与しません。ですので、できるだけ短時間でメールを処理しなければなりません。

効率的なメール処理は、パソコンやラップトップベースの作業になります。将来的には、AI自動処理、音声操作が主流になるのかもしれませんが、現状はキーボード操作が主流でしょう。ですので、モバイル端末ではなく、キーボードが使えるパソコンやラップトップで、メール作業をできるだけ効率化する環境を整えたいものです。

Thunderbirdは効率的なメール処理ができるメーラー

Thunderbirdは無料のパソコンメーラー

Thunderbirdは効率的にメール処理が可能な、無料のパソコンメールソフトです。今日では、ブラウザ上で動作するウェブメールシステム(Gmailなど)が広く普及しており、ブラウザ上でメール処理が完結できます。しかしながら、軽快な動作やオフラインでの作業性等を考慮すると、パソコンメールソフトを導入しておくと良いと考えます。これは髭犬の意見ですが、ブラウザ上メールソフトは検索が速く、それ以外の作業はPCメールソフトの方が圧倒的に速い印象を受けます。そのようなメールソフトの中でも、Thunderbirdは、豊富なショートカットキーやプラグインが利用でき、時短作業を可能にしてくれます。

Thunderbirdを使えばGmailをオフラインで使うこともできる

例えば、GmailはThunderbird上で操作できます。比較的ユーザーが多いGmailですが、ThunderbirdにGmailアカウントを登録できます。もちろんThunderbird上で行ったGmailの操作は、ウェブGmailと同期されています。オフライン環境でもメッセージ作成やダウンロード済みのメッセージ・添付ファイルが確認できるなど、Gmailの作業が捗ります。

Thunderbirdでメール処理を効率化させる

本記事では、Thunderbirdを用いた効率的なメール処理に貢献するショートカットキーを紹介します。なお、Thunderbirdがインストールされ、アカウント設定が終わった前提で話を進めます。

Thunderbirdで覚えたいショートカットキー

キーボードを使うなら、ショートカットキーを覚えるのは必須だと考えます。ボタンと移動がセットのマウス操作よりも、ブラインドタッチのキーボード入力の方が圧倒的に速いからです。

Thunderbirdには多くのショートカットキーがあります。ここでは、それらの中から使用頻度が高いと思われるものを、一般的なメール処理の順番を考えて紹介します。これらを覚えるとかなり処理効率が上がるはずです。以下、髭犬が使用して覚えているものに限定して紹介します。

基本機能のショットカットキー

まずは、Thunderbirdに限定されない、共通のショートカットキーです。初めて目にされる方は、絶対に覚えましょう。かなり使用頻度が高いはずです。

機能 ショートカットキー
コピー Ctrl+C
切り取り Ctrl+X
貼り付け Ctrl+V
取り消し Ctrl+Z
やり直し Ctrl+Y
印刷 Ctrl+P

メッセージの受信と閲覧のショートカットキー

メールを立ち上げ後、まずはメールチェックです、このメールチェックをいかに短時間で済ませるかが勝負です。マウスを使わずに、ショートカットキーをフル活用しましょう。

機能 ショートカットキー
新着メッセージを受信 F5
次のメッセージへ移動 For
前のメッセージへ移動 Bor
メッセージ内の
下スクロール
Space
メッセージ内の
上スクロール
Shift+Space
メッセージを開く
(新規タブ)
Enter
スレッド形式で開く
(返信を含むスレッド)
Ctrl+Shift+O
タブ/ウインドウを閉じる Ctrl+W
スレッドを広げる
スレッドを折りたたむ
全スレッドを折りたたむ \
ズームイン Ctrl++
ズームアウト Ctrl+-

受信されたメッセージ管理のショートカットキー

メールチェック後、即座にこれらのショートカットキーでメールをスクリーニングします。削除、アーカイブ(とりあえず保管庫へ)、スターを付ける(重要性をアピール)、タグ付け(色分け)などです。 長いスレッドを選択して一気に削除といった操作もショートカットキーでできます。

機能 ショートカットキー
スレッドを選択 Ctrl+Shift+A
メッセージを削除 Delete
メッセージのアーカイブ A
スターを付ける S
タグを追加/削除 1から5
メッセージから
すべてのタグを削除
0
メッセージを
未読/既読にする
M
全てのメッセージを
既読にする
Shift+C

メッセージの返信と転送のショートカットキー

スクリーニング後、こちらから返信や転送などのアクションが必要なメールがあります。これらの対応もショートカットキーでできます。

機能 ショートカットキー
メッセージに返信
(送信者のみ)
Ctrl+R
全員に返信
(すべての受信者)
Ctrl+Shift+R
メッセージを転送 Ctrl+L

メッセージ作成・保存・送信のショートカットキー

スクリーニング後に、こちらから新しくメッセージを作成して送信する場合もあります。そのときの基本的なショートカットキーです。

機能 ショートカットキー
新しいメッセージ Ctrl+N
下書きを保存 Ctrl+S
メッセージを今すぐ送信 Ctrl+Enter
メッセージを後で送信 Ctrl+Shift+Enter

メッセージ検索のショートカットキー

ときどき検索する必要がありますが、それに対応したショートカットキーがあります。

機能 ショートカットキー
アクティブなメッセージ内の
文字検索
Ctrl+F
すべてのメッセージを検索 Ctrl+K
現在のフォルダー内の
メッセージを検索
Ctrl+Shift+K

メール処理の速い優秀な人を目指そう

多くのメールが集中する人ほど優秀な印象を受けます。そのような優秀な人は、短時間でメールを処理しているものです(だから集中する)。一般の方でも、メール処理は基本技能ですので、Thunderbirdのショートカットキーやプラグインを駆使して効率良くメールを処理しましょう。メール処理が速くなれば、プライベートの時間も確保できます。

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